Облік договірних цін, накладних і актів після тендера
Договірні ціни й факти в BEEMESTA — це облік того, що відбувається після тендера: переможець фіксує договірну ціну (ДЦ), а накладні, акти й рахунки вносяться як факти закупівель. Кожен факт показує «за договором» проти «фактично» з відхиленням по позиції, а «Виконання договору» — скільки вже поставлено і скільки ще має надійти.
Що таке договірна ціна (ДЦ) і хто її заповнює
Договірна ціна — документ, що фіксує остаточні ціни й умови переможця після присудження. Замовник натискає «Запросити договірні ціни», і кожен переможець отримує лист із посиланням на форму, вже заповнену кількостями з ТЗ і цінами з його пропозиції. Постачальник перевіряє й коригує її: кожна зміна кількості чи ціни потребує причини, а дописана позиція не входить у суму, доки замовник її не прийме.
Подану ДЦ замовник порівнює з комерційною пропозицією рядок за рядком і натискає «Прийняти» або «Повернути на доопрацювання» з причиною. Прийняття фіксує документ для обох сторін.
Факти закупівель: накладні, акти й рахунки
Факт закупівлі — це один документ: накладна, акт чи рахунок, тобто що фактично куплено й привезено на проєкт. Сторінка «Факти закупівель» ділить їх за станом — «Чернетки», «Проведені», «Сторновані» — з фільтрами за постачальником, ТЗ, періодом і типом документа. Кнопка «Додати факт» пропонує три підстави:
Тип, номер і дата документа вказуються одразу, і той самий номер від того самого постачальника вдруге не прийметься. Одна ДЦ може мати багато накладних.
- «За договірною ціною» — позиції й ціни з прийнятої ДЦ.
- «За ТЗ без ДЦ» — позиції з ТЗ, ціни вручну.
- «Поза закупівлею» — лише постачальник і документ.
«За договором» проти «фактично»: відхилення по кожній позиції
Картка факту ставить поруч «за договором» — кількість і ціну з ДЦ, зафіксовані на момент створення факту, — і «фактично», як написано в документі. Відхилення видно по кожній позиції: кількість, більша за договірну, підсвічується, а ціна, що відрізняється більш ніж на 0,5 %, показана у відсотках. Це попередження, а не заборона — факт зберігається.
Те, чого в ДЦ не було, додається кнопкою «Додати позицію поза договором»: такий рядок має позначку «Поза договором» і рахується окремим підсумком. Факт без ДЦ порівнювати ні з чим, тому його колонки «за договором» порожні.
Проведення факту і «Виконання договору»
«Провести» заморожує документ: проведений факт доступний лише для читання й рахується у виконанні договору. Провести можна чернетку, в якій є хоча б одна позиція. Помилку виправляють не редагуванням, а кнопкою «Відхилити» з причиною: документ лишається у «Сторнованих» як свідчення, а його сума виходить із підсумків.
Для прийнятої ДЦ «Виконання договору» відповідає на питання «скільки ще везти»: законтрактовано, поставлено й залишок — по кожній позиції і загалом, з документами за кожною цифрою. Рахуються лише проведені факти, а позиції поза договором у «поставлено» й залишок не входять.
Поставки від постачальника: «Мої поставки»
Постачальник може сам надіслати поставку за своєю прийнятою договірною ціною. У «Мої поставки» він натискає «Нова поставка», обирає прийняту ДЦ і вказує вид, номер і дату документа; позиції підставляються з ДЦ, а відвантажену кількість він виправляє так, як у накладній.
«Надіслати замовнику» заморожує документ і надсилає замовнику лист. У замовника поставка з’являється в чернетках «Фактів закупівель» з позначкою «Від постачальника», і провести її може лише замовник, перевіривши кількості за накладною. Ненадіслану чернетку постачальник може видалити — замовник її не бачив.